会社が施主となって「社葬」を行う際、社外に伝えるために重要なことは「社葬執行実行方針」を併せて発表することです。社葬に参列していただく方の立場に立ち、参列にあたっての疑問をあらかじめ想定し、その答えとなる方針を用意します。 たとえば、式の形態は仏式なのか神式なのか、それとも無宗教なのか。香典、供花は頂戴するのか辞退するのかというようなことです。
社葬の広告を新聞に出す場合は、葬儀社にご相談してみるといいでしょう。社葬執行の大綱について広報をすることで、社内外からの問い合わせ対応しなければなりません。具体的には、以下のような作業が想定されます。
１． 死亡通知状の発送
２． 社内通達の作成と発行
３． 死亡広告の手配（死亡記事、訃報広告、社葬の広告など）
原稿を作成するにあたり、文書を担当して下さる方と十分な打ち合わせが必要です。適任者としては、営業などで外出が多い方よりは、内勤者でほとんど離籍しない人が適しています。 社葬にあたり作成が必要な文書は以下の通りです。
１．広告の文面
２．社葬案内状
３．会葬礼状
４．その他各種礼状
文面の内容や手配すべき数量は、実行委員長の承諾を取るようにします。 お伝えする相手は、関係連絡先名簿に基づき連絡をします。内容が内容ですから、連絡先が多数になるときは、社内組織を活用し、手分けして迅速に連絡した方がいいでしょう。ただし、連絡方法や連絡内容は事前にしっかりと話し合い統一しておかないと、ダブって連絡が行ったり、逆に連絡漏れがあったりする可能性もあります。
連絡の第一報をいれると、参列の都合や参列される場合には、その方の氏名などのお返事がありますし、供花や供物が届いたりします。そのため、責任者にはベテラン社員を配備した方がいいでしょう。 また、来賓者の決定と出欠の確認も大切な作業です。一般会葬者や関係会社などの会葬者の名簿を作り、社外連絡の際は出席の有無を確認し、すべての会葬者の人数を把握しましょう。